Счетоводните документи се класират в регистри и се съхраняват за необходимия срок от време. Важно е да знаете колко дълго трябва да съхранявате всеки вид счетоводни документи. Както ще ви обяснят специалистите от АВА Консулт, тези срокове са определени от Закона за счетоводството и Закона за държавния архивен фонд. Съхраняването се извършва в съответните архиви и на съответните носители.

Снимка: https://pixabay.com

Видове носители, на които може да се съхраняват счетоводните документи

• хартиен носител
• технически носители

Съхраняване на счетоводните документи при преобразуване на предприятие

В случай на преобразуване на предприятие счетоводните документи, съхранявани на двата вида носители, трябва да се предадат на новообразуваното предприятие.

Сроковете, за които е необходимо да се съхраняват отделните видове счетоводни документи на хартиен носител

За ведомостите за заплати срокът е 50 години.

За финансовите отчети срокът е 10 години.

За документите за данъчен контрол срокът е 5 години след като е изтекъл срокът за давност за погасяване на задължението съгласно тези документи.

За документите за финансов одит срокът е до провеждането на следващия вътрешен одит, както и до одита на Сметната палата.

За контролните ленти от касови апарати в търговски обекти срокът е 3 месеца след датата на отпечатване на последната касова бележка на лентата.

За отчетни документи съгласно Наредба № Н-18 за регистрирането на продажби в търговски обекти и отчитането им, използвайки фискални устройства срокът е 5 години.

За всички останали документи срокът за съхранение е 3 години.

Срокове за съхраняване на счетоводни документи на технически носители

Сроковете за съхраняване на документи на технически носители са същите, както за документи на хартиен носител.

Начало на сроковете за съхраняване на документите

Началото за съхраняване на счетоводните документи е 1 януари на годината, следваща годината, към която се отнасят тези документи.

На какво подлежат счетоводните документи след изтичане на срока на съхраняване

След като изтече срока за съхраняване на дадени счетоводни документи, те трябва да се предадат в Държавния архивен фонд. Документите, които не подлежат на предаване във фонда, трябва да се унищожат.

Предаване на счетоводните документи за съхранение при прекратяване на трудово правоотношение със счетоводителя или с ръководителя на дружеството

При прекратяване на трудовото правоотношение със счетоводителя, който съставя годишните финансови отчети, тези документи като счетоводна информация се предават на новия счетоводител. Предаването се извършва от комисия, посредством приемо-предавателен протокол. Като основа при приемо-предаването се използват оборотната ведомост, чиято дата на съставяне е датата на прекратяване на правоотношението, както и опис на документите, които не са осчетоводени – ако има неосчетоводени документи.

При прекратяване на трудовото правоотношение с ръководителя на дружеството, счетоводните документи, заедно с цялата служебна информация, се предават на новия ръководител.

Предоставяне на счетоводни документи, които са архивирани, на длъжностни лица

За предоставяне на архивирани счетоводни документи е необходимо писменото съгласие на отговарящото за архива лице. Това лице води дневник, в който отразява документите, които се ползват, и лицата, които ги ползват.

Предоставяне на счетоводни документи, които са архивирани, на трети лица

За да могат архивираните счетоводни документи да бъдат предоставени на трети лица, тези лица трябва да подадат молба и да получат писмено разрешение от ръководителя на дружеството.